Unpad dan ANRI Gelar Sosialisasi SIKN dan JIKN

Universitas Padjadjaran melalui UPT Kearsipan bekerja sama dengan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) menggelar sosialisasi Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN) di Ruang Lab. Komputer Fakultas Kedokteran, Jatinangor, Kamis (4/08). Kegiatan ini diikuti oleh para pengelola arsip di sejumlah unit kerja dan fakultas di lingkungan Unpad.

Sosialisasi Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN) di Ruang Lab. Komputer Fakultas Kedokteran, Jatinangor, Kamis (4/08). (Foto oleh: Artanti Hendriyana)*

Sosialisasi Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN) di Ruang Lab. Komputer Fakultas Kedokteran, Jatinangor, Kamis (4/08). (Foto oleh: Artanti Hendriyana)*

Dalam sistem ini, Unpad menjadi salah satu institusi yang dilipih ANRI untuk diberikan stimulus untuk menjadi salah satu simpul jaringan nasional. Kata “simpul” disini dapat diartikan sebagai instansi yang menjadi anggota jaringan informasi kearsipan nasional.

Dalam kesempatan tersebut, Reza Bahrudin dari ANRI menjelaskan, SIKN merupakan aplikasi yang digunakan oleh simpul jaringan untuk menghimpun dan mengelola data serta informasi kearsipan. SIKN ini terbatas digunakan oleh sejumlah pengguna tertentu.

“Berarti yang tidak bergabung menjadi simpul, tidak bisa menggunakan SIKN. Ini salah satu keamanan untuk menjaga arsip. Artinya, log-in private, benar-benar mereka yang terdaftar,” kata Reza.

Sementara JIKN merupakan mesin pencari arsip yang dapat digunakan oleh masyarakat umum. Dalam JIKN, masyarakat dapat mencari informasi kearsipan yang sebelumnya telah dihimpun dan dikelola oleh simpul jaringan dalam SIKN. Arsip yang dapat diakses oleh masyarakat di JIKN, adalah arisp-arsip yang sifatnya terbuka bagi publik.

“SIKN sebagai modul penghimpun datanya. JIKN ini untuk media pencariannya,” jelas Reza.

Reza mengungkapkan, SIKN dan JIKN memiliki manfaat sebagai media pengelolaan arsip sesuai kaidah kearsipan, memudahkan akses pencarian arsip, juga sebagai sarana penyelamatan arsip. Reza mencontohkan, jika instansi mengalami bencana yang mengakibatkan musnahnya arsip (secara fisik), instansi tersebut masih memiliki file arsip di “cloud” ANRI.

Hal senada juga disampaikan Kepala UPT Kearsipan Unpad, Prof. Dr. H. Nandang Alamsah Deliarnoor, SH., M.Hum. Dengan adanya aplikasi SIKN dan JIKN, arsip-arsip Unpad dapat lebih aman tersimpan.

“Dengan adanya ini, kita memiliki data di “cloud”. Sehingga jika ada bencana, kita memiliki cadangan arsip,” katanya.

Adapun arsip yang dapat diakses masyarakat adalah yang sifatnya terbuka. Unpad sendiri sudah memiliki peraturan dari Rektor mengenai klasifikasi keamanan dan akses arsip. “Artinya, disitu sudah bisa dipilah, mana yang terbatas,  bahkan sangat rahasia,” ujar Prof. Nandang.

Selain itu, ia berpendapat bahwa SIKN dan JIKN akan sangat bermanfaat bagi mereka yang sedang melakukan studi atau penelitian. Pencarian arsip dapat dengan mudah dilakukan dimana saja.

“Jadi untuk edukasi, layanan, dan keamanan,” tutur Prof. Nandang.

Apa yang dilakukan oleh ANRI ini, menurut Prof. Nandang juga sejalan dengan apa yang tengah dilakukan Unpad. Salah satunya adalah implementasi e-office, juga pengembangan institusi memori kedepannya.*